Wystąpienie publiczne – jak się przygotować?

Odpowiadam w tym artykule na pytania pojawiające się przed przystąpieniem do procesu projektowania prezentacji multimedialnych.

 

Jeśli szukasz konkretnych informacji na temat przygotowania się do  prezentacji proszę pomiń początek artykułu i przejdź od razu do punku 7.

A Ci, którzy maja czas na rozwiniecie tematu, zapraszam do czytania wszystkiego.

 

 

1. Czy każdy się denerwuje przed wystąpieniem publicznym?

Wystąpienia publiczne dla wszystkich są doświadczenie wybitnie stresującym, i to jest fakt. Nie ma tu znaczenia czy występować będziesz w spotkaniu wewnętrznym w swojej firmie, czy przed audytorium spoza firmy.

Mark Twain był znany z tego, że twierdził iż cyt.:

 

„Są dwa rodzaje mówców – Ci, którzy są zdenerwowani i Ci, którzy kłamią, że nie są”.

 

Każdy się boi i nie ma w tym nic złego, ponieważ średni poziom stresu motywuje nas do lepszego przygotowania i do dłuższego treningu przed wystąpieniem. Owszem skala stresu może się różnić w zależności od doświadczenia, osoby często praktykujące potrafią już lepiej poradzić sobie ze zdenerwowaniem w porównaniu z prelegentem, który będzie występował pierwszy raz.

 

 

2. Czy wystarczą dobre slajdy?

Fakt o prezentacjach jest taki, że slajdy to zaledwie 20% sukcesu. Ważniejszym czynnikiem jest to, kto prezentacje prowadzi, co ma do powiedzenia i jak to prezentuje, slajdy dopełniają niejako te pierwsze wartości, ale nie są najważniejsze… niestety.

W tym artykule dowiesz się, jak przygotować się do ważnego wystąpienia. W Twoim wypadku może to być konferencja, spotkanie biznesowe, czy może rozmowa kwalifikcyjna. Nie ma znaczenia gdzie będziesz prowadzić speech, ma znaczenie jednak, jak się do tego przygotujesz.

 

3. Jak długo muszę się przygotować do wystąpienia publicznego?

Chaman Alliance – firma szkoleniowo-doradcza przeprowadziła rozpoznanie wśród 249 przedsiębiorstw, by dowiedzieć się jaka jest średnia czasu potrzebna do przygotowania szkoleń, w których to miał być prezentowany materiał o rożnym stopniu zaawansowania. Według respondentów, na ukończenie jednej godziny standardowego szkolenia, potrzeba było od 22 do 82 godzin.  Jedno jest pewne, im krótsza prezentacja, tym dłuższe przygotowanie do niej. W krótkich wystąpieniach nie ma czasu na zastanowienie się co masz do powiedzenia, albo porwiesz publiczność, albo ona Cię rozszarpie, w delikatniejszej wersji zignoruje.

By koniec wystąpienia nie był końcem Twojej kariery uświadom sobie i zapamiętaj na zawsze.

 

Wszystkie prezentacje poniżej 20 minut wymagają minimum jednej godziny pracy na 1 minutę prezentowanej treści. I nie ma tu znaczenia jak dobrze znasz temat, o którym masz mówić.

 

 

Znam również osoby, które nie przygotowują się wcale. Tak, jest to możliwe. Może to wystąpić w przypadku, gdy każde wystąpienie mówi o tym samym problemie, wykorzystywane są te same slajdy a prelegent występował już wielokrotnie z dokładnie tą samą prezentacją. Niestety, gdy nasz speech obejmuje zagadnienie nam znane, jednak nigdy nie prezentowane, nieuniknionym jest gruntowne przygotowanie toku naszego wystąpienia, jak i slajdów.

 

 

4. Trójkąt efektywności zapamiętywania

Zanim przystąpisz do wstępnego planu, zapoznaj się z trójkątem efektywności zapamiętywania(nazywanym również stożkiem lub piramidą Dale’a, opisanego w jego książce w roku 1969). Pomoże Ci to zrozumieć w jaki sposób przedstawić wykładany materiał, by został jak najlepiej przyswojony. Bo cóż nam z tego, że wyłożymy zagadnienie, gdy odbiorca nie zapamięta z naszego wystąpienie nic lub prawie nic.

W wielkim skrócie Dale pisał, iż zapamiętujemy po dwóch tygodniach zaledwie 10% tego co przeczytamy, 20% tego co usłyszymy, a 50% tego co słyszymy i widzimy, a najbardziej efektywnie przeprowadzony wykład to kompleksowy, gdzie odbiorca widzi, słyszy i może przećwiczyć omawiane zagadnienia.

 

 

5. Najważniejsze pytania, które musimy sobie zadać.

Pierwsze i najważniejsze co musisz wiedzieć, to po co chcesz zebrać audytorium,

dlaczego właściwie chcesz zająć czas innym?.

Jakie zadanie ma spełniać prezentacja,  z jaką wiedzą ma wyjść słuchacz?.

Czyli inaczej mówiąc, jaka jest najważniejsza myśl Twojej prezentacji?.

 

 

6. Dwa rodzaje prezentacji

Wybierz formę prezentacji. Do dyspozycji masz swój wykład wspomagany prezentacja multimedialna lub autoprezentacje, które to prezentują same w sobie samodzielny wykład. Przykładem takiej autoprezentacji są przygotowywane w naszej agencji filmy krótkometrażowe.

W związku z tym, że autoprezentacja stanowi samodzielne, nie wspomagane niczym źródło informacji jest bardzo często wykorzystywane w firmach jako film instruktażowy, couching, pomoc w rozwiązaniu problemu, czy też reklama produktu w e-commerce.

Jeśli rozumiesz do czego potrzebna jest Ci prezentacja i jaki ma cel, łatwiej będzie Ci wybrać jej rodzaj.

 

W tym artykule jednak zajmiemy się zagadnieniem obejmującym prezentacje multimedialne, które maja wspomóc twój wykład.

 

 

7. Wskazówki praktyczne

 

Jeśli znasz temat swojego wystąpienia przystępujesz do następnego działania jakim jest wykrystalizowanie treści jaką masz do przekazania.

 

Ustal cel wystąpienia.Sprecyzuj dokładnie czego prezentacja ma dotyczyć, to pomorze Ci w kolejnych krokach, tj. ułożyć dopasowany plan i taktykę działania w procesie tworzenia speechu.

 

Następnie zgromadź szczegółowe informacje na temat swojego audytorium, kim są słuchacze jakiego rodzaju komunikat do nich przemówi, jakiego rodzaju język prelegenta będzie trafiał do ich upodobań. Jak daleko znają temat, który będziesz wykładać, czy znają słowa techniczne wykorzystane w Twojej prezentacji a może konieczne będzie zdefiniowanie niektórych poruszanych tez. Inaczej zostanie przedstawiona prezentacja studentom a inaczej będziesz przemawiał przed kadra zarządzającą wyższego szczebla specjalizującą się w wytwarzaniu produktu, dla których specyficzny żargon techniczny to codzienność.  Ale… Jeśli nastawiałeś się na wysoki poziom elokwencji okraszonej specjalistycznym słownictwem, a na miejscu okazało się, że tego rodzaju prezentacja nie trafia do słuchaczy to niestety musisz zmienić taktykę. Trzeba obserwować reakcje na sali i reagować szybko na to jak prezentacja jest odbierana. Jest to możliwe w mniejszych salach, gdzie światło nie jest ostre i widzimy publiczność, gdzie scena nie jest wysoko i nie ma dużego dystansu do krzeseł.

 

Czas na zaprojektowanie prezentacji.  Posiadasz wiedze na temat tego co chcesz przedstawić, wiesz do kogo będziesz przemawiał, czas na slajdy. Osobiście polecam, by prezentacja nie zawierała więcej niż 5-6 myśli przewodnich, które są nowymi zagadnieniami dla audytorium. Według moich doświadczeń jest to maksymalna liczba jaką można zapamiętać w tego typu spotkaniach. Postaraj się zredagować historie, zapomnij o suchych faktach i tabelach z ciągiem liczb.  Przekazywana treść powinna angażować emocjonalnie i nie ma tu znaczenia czy wpłynie na to humorystka płynąca ze sceny, czy trudna historia. Wplecenie takiej historii wpłynie łatwość przyswojenia prezentowanych informacji.

 

Przygotowane slajdy maja dwa zadania –pomoc prelegentowi trzymania się tematu i kolejności wypowiedzi oraz maja wzmocnić przekaz.

 

4×5 lub 5×4 Przeładowane treścią slajdy odłączą Twoich słuchaczy od tego co mówisz. W ilości treści na jeden slajd świetnie sprawdza się zasada 4×5 lub 5×4. Cztery linijki po pięć wyrazów lub pięć linijek po cztery wyrazy.

 

W swoich prezentacjach trzymam się zasady by nie stosować tabel i ciągu liczb. W trakcie wykładów nie ma czasu na dokładną analizę liczb, no chyba, że spotkanie jest stricte o tym. Lepiej sprawdzają się wykresy, a długie informacje liczbowe, lepiej wydrukować i dołożyć do prezentacji.

 

Ilość slajdów na całe wystąpienie. Każde wystąpienie mniej lub bardziej publiczne, musi trzymać się ram czasowych.  Przelicz ile potrzebujesz slajdów i jaki czas na dany slajd będzie wystarczający. Tak jak pisałam wcześniej, im krótszy czas, tym większa trudność w przygotowaniach.

 

Na tym etapie artykułu zmartwię Cię, jeśli jeszcze tego nie wiedziałeś… Slajdów nie możesz czytać, dlatego wystąpienia publiczne są tak trudne i żmudne w przygotowaniu. Nigdy nie możesz być odwrócony do audytorium plecami i komentować w ten sposób slajdów. Slajdy maja na celu wzmocnić przekaz, lub być zwiastunem tego co masz do powiedzenia, a sama prezentacja posiadać łatwość poznawczą, co oznacza, ze musisz wizualizować swoja opowieść.

 

Moim sposobem na wypracowanie spójnej treści, dobrze trzymającej się ram czasowych jest takie:

• przygotowuje tekst do slajdów,
• wielokrotnie go czytam,
• nagrywam swoja wypowiedź już nie korzystając z notatek,
• odsłuchuje nagranie i …
• decyduje co powinnam pominąć, co zmienić, zastanawiam się, czy przykłady i historie są adekwatne i spójne z całą prezentacja,
• spisuje swoje zmiany, nagrywam i znów przesłuchuję.

Czynności te powtarzam do czasu, aż jestem pewna, że forma opowieści jest satysfakcjonująca.

Nagranie swoich wypowiedzi spowoduje, ze usłyszysz swoją historię i argumentacje w niej stosowane. Często wypowiedziane na glos zagadnienia nie pasują, chociaż wcześniej wydawało się, że brzmią dobrze.

Chodzić, czy nie chodzić? Oto jest pytanie

Wiele szkół prowadzenia prezentacji uczy, by nie chodzić podczas swojej wypowiedzi. Pochodzi to stad, że zajęcia głownie prowadzone są przez speakerów, którzy szkoleni są do pracy w telewizji. A tam jak sami wiemy chodzenie wygląda mało efektownie. Powinieneś czuć się komfortowo, wiec nie polecam na siłę trzymania się jednego miejsca. Może okazać się, że mówienie bez chodzenia jest niemożliwe, tak jak dla wielu Włochów mówienie bez poruszania rak;).

W zależności jak dobrym jesteś prelegentem Twój warsztat sceniczny i postać sceniczna będzie się zmieniać. Na początku radze by być sobą.

 

Sprawdź sprzęt i nastaw się na najgorsze

Na swoje wystąpienie publiczne przyjedź wcześniej, sprawdź sprzęt i ustawienie krzeseł, oswój się z sala i światłem. Domniemam, że jesteś dobrze przygotowany, zatem slajdy nawet jeśli przestaną się z jakiejś przyczyny wyświetlać nie zrujnują Twojej wypowiedzi. Osobiście zawsze biorę swój komputer i z niego wyświetlam slajdy, by uniknąć niepotrzebnego stresu.

 

Obserwuj osoby do których mówisz

Na początku swojej przygody z prezentowaniem trudno jest złapać kontakt wzrokowy. Jednak warto patrzeć na to jak publiczność przyjmuje Twoja wypowiedz. Jeśli przytakuje głowami, utrzymują kontakt wzrokowy, śmieją się w momencie, w którym powinni, to już dobry znak;) Jeśli na twarzach pojawia się znudzenie, lub większość osób zaczyna przeglądać maile w telefonach a cześć z nich wychodzi, to znak, ze następnym razem musisz się przygotować jeszcze lepiej.  Przeanalizuj, na które zdjęcia była silna reakcja, który slajd spowodował, ze ludzie zaczęli notować. Otrzymasz wiele wskazówek, które pomogą przygotować się jeszcze lepiej. Jeśli jest to Twoja pierwsza prezentacja a trema zżera Cię kompletnie, postaraj się łapać kontakt wzrokowy, lub kierować po sali wzrok po literze M. W ten sposób obejmiesz wzrokiem wszystkich słuchaczy.

 

Przedstawione wyżej wskazówki, to tylko drobna cześć zagadnienia, nie wyczerpująca tematu. By stać się dobrym mówcą, trzeba długo pracować, kreować swoja postać sceniczna, warsztat sceniczny. Nasza narracja ma spowodować, że ludzie chcą ponownie przyjść na kolejne nasze wystąpienie. A slajdy? Tak są potrzebne, ale nie najważniejsze.